Prikuplja, čuva i omogućuje ponovnu uporabu brojnih dokumenata Županijske bolnice Čakovec
Kao jedina arhivarka u Županijskoj bolnici Čakovec
Tatjana Magdalenić za svaku presliku medicinske
dokumentacije koja se traži uhvati se u koštac i nađe. O svom
poslu u arhivu Tatjana, od milja zvana Tanja, ispričala nam je u
ovotjednoj Priči iz bolnice.
Tatjana Magdalenić (58) iz Pribislavca arhivar je u Županijskoj
bolnici Čakovec. Iza nje je 37-godišnji staž u ovoj ustanovi. Po
završetku Srednjoškolskog centra Čakovec prvo radno mjesto bilo
joj je u Odsjeku za plan i analizu Odjela ekonomskih i
financijskih poslova čakovečke Bolnice, kao zamjena za
porodiljni dopust. To je bilo 1985. godine. U narednih nekoliko
godina radila je po zamjenama u Pravnoj službi, Ravnateljstvu i
Računovodstvu gdje ima i najduži staž. Potom je deset godina
provela u kadrovskoj službi da bi 2011. počeo njezin rad u arhivu
Županijske bolnice Čakovec gdje savjesno i odgovorno radi i
danas.
POSTUPCI KOD ARHIVIRANJA GRADIVA
U 11 godina radnog iskustva u arhivu Županijske bolnice Čakovec
Tatjana prikuplja, čuva i omogućuje ponovnu uporabu raznih
dokumenata. Iako se možda rad u zatvorenom prostoru na prvi
pogled čini relativno udoban, arhivar mora biti dobro
organiziran, pedantan i strpljiv.
– Arhivsko gradivo koje je riješeno i dovršeno stavlja se u
određene registratore, mape, kutije, fascikle u sređenom stanju.
Na svaku arhivsku jedinicu ispisuju se podatci: naziv
institucije, ustrojna jedinica, godina nastanka gradiva, naziv
gradiva i razdoblje koje se nalazi u arhivskoj jedinici. U
Priručnoj pismohrani u ustrojnoj jedinici čuva se najviše dvije
godine od završetka predmeta. Nakon tog roka gradivo se predaje u
pismohranu. Pristiglo gradivo popisuje se i označava u arhivskoj
jedinici, numerira te razvrstava prema rokovima čuvanja. Potom se
raspoređuje na police, odnosno ormare u odgovarajućim
prostorijama pismohrane. Mi ih u Županijskoj bolnici Čakovec
imamo 11, rekla nam je Tatjana.
– Potrebno je izraditi primopredajni zapisnik u dva primjerka,
jedan primjerak čuva ustrojstvena jedinica koja je predala
gradivo, a drugi primjerak nalazi se kod odgovorne osobe
zaposlenika u pismohrani. Gradivo se upisuje u Arhivsku knjigu
koja je evidencija ulaska gradiva. Ona sadržava: datum ulaska
gradiva, godinu nastalog gradiva, sadržaj gradiva i naziv
ustrojne jedinice, količinu gradiva i smještaj arhivske jedinice.
Preslika Arhivske knjige dostavlja se jednom godišnje nadležnom
Arhivu za Međimurje u Štrigovi, naglasila je.
Odabiranje i izlučivanje gradiva obavlja se redovito, a
najkasnije pet godina od posljednjeg postupka kako bi se
oslobodio prostor za novo gradivo.
– Gradivo se razvrstava u arhivsko i registraturno. Iz
registraturnog gradiva, temeljem važećih propisa, odabire se
arhivsko gradivo koje se trajno čuva. To je uređeno Pravilnikom o
zaštiti arhivskog i registraturnog gradiva Županijske bolnice
Čakovec, za medicinsku i nemedicinsku dokumentaciju,
napomenula je naša sugovornica.
– Za registraturno gradivo čiji su rokovi istekli potrebno je
napraviti izlučenje. Nakon odabira potrebno je napraviti popis
gradiva za izlučivanje te dostaviti Arhivu u Štrigovu. Arhiv u
Štrigovi izdaje rješenje o odobrenju izlučivanja registraturnog
gradiva, a odgovorna osoba donosi odluku o načinu uništenja
gradiva, koje se potom otprema u UNIMER gdje se prerađuje kao
sekundarna sirovina. Po uništenju izlučenog gradiva sastavlja se
zapisnik u tri primjerka, a jedan primjerak dostavlja se Arhivu u
Štrigovu, dodala je.
PREDAJA GRADIVA NADLEŽNOM ARHIVU U ŠTRIGOVI TEK NAKON
ODABIRA I IZLUČIVANJA
– Arhivsko gradivo koje je starije od 30 godina od nastanka
predaje se u nadležni Arhiv u Štrigovi. Izrađuje se prijedlog za
primopredaju gradiva nadležnom Arhivu te se nakon odobrenja
otpremljuje u Štrigovu. Potom se izrađuje zapisnik o
predaji čiji je sastavni dio popis predanog arhivskog
gradiva. Potrebno je izraditi pet primjeraka, potpisanih i
ovjerenih. Tri primjerka dostavljaju se nadležnom Arhivu, a dva
primjerka zadržavamo za svoje potrebe, rekla je Tatjana.
– Građani mogu zatražiti izdavanje preslike medicinske
dokumentacije. Za izdavanja arhivskog i registraturnog gradiva
potrebno je popuniti Zahtjev za izdavanje preslike medicinske
dokumentacije za vanjske korisnike, dok se za ustrojne jedinice
izdaju preko Knjige posudbe, napomenula je.
Arhivarka Tatjana dobro se slaže s kolegama na poslu, a njezin
rad u arhivu nadzire Odjel pravnih poslova Županijske bolnice
Čakovec čija je voditeljica Lana Križarić. Osim
u obavljanju radnih zadataka, voli se podružiti s djelatnicima
Bolnice na godišnjim izletima pa nam je tako ponosno pokazala
fotografiju koju je napravio Šime Strikoman
povodom Dana ružičaste vrpce koja je nastala prilikom posjeta
Gospiću 2017. godine.